11 mẹo hay để giải quyết email khi đang trong kỳ nghỉ

Một kỳ nghỉ sẽ không còn ý nghĩa gì nếu bạn cứ mỗi 10 phút lại kiểm tra hộp thư một lần.

 
11 mẹo hay để giải quyết email khi đang trong kỳ nghỉ

Với một kỳ nghỉ, bạn sẽ được thư giãn trên bãi biển, với ly cocktail trên một tay, và tay kia cầm cuốn sách hay là bạn sẽ ngồi gần bên chiếc lò sửa ấm áp trong nhà nghỉ ở khu trượt tuyết, nhấm nháp ly ca cao nóng hổi. Đó là thời gian của kỳ nghỉ đông mà bạn vẫn nghĩ tới.

Nhưng các email thì vẫn luôn không ngừng được gửi tới. Có thể nói là công cụ giao tiếp qua email vừa là một phép màu nhưng cũng là một lời nguyền, nó có thể cho bạn cơ hội để làm việc ở mọi nơi, mọi lúc, nhưng đồng thời nó cũng là thủ phạm khiến bạn không thể rời mắt khỏi nó. Vậy làm thế nào để có thể xử lý các email trước và trong kỳ nghỉ của bạn?

Để trả lời câu hỏi này, 11 thành viên của Hiệp hội khởi nghiệp gia trẻ tuổi (Young Entrepreneur Council) đã chia sẻ 11 mẹo để giúp bạn có thể xử lý các email ngay trong kỳ nghỉ mà không làm bạn mất đi những giây phút nghỉ ngơi quý giá.

1. Cam kết và giao tiếp

Ai cũng có một thái độ dễ chịu khác nhau khi rơi vào tình trạng “ngắt kết nối” trong kỳ nghỉ. Mặc dù bạn đã tiến đến việc không nhìn đến hộp thư, nhưng bạn vẫn có thể kiểm tra hộp thư 1 lần trong ngày hay giữ chiếc iPhone bên cạnh bạn khi cần, chú ý, hãy gửi thông điệp thật rõ ràng và nhất quán. Không có gì khó hiểu hơn việc ai đó đã nhận được một thông báo tự động là: “Tôi không có mặt ở cơ quan trong 1 tuần” và 15 phút sau thì lại nhận được một email khác từ bạn.

- Brittany Hodak , đồng sáng lập, ZinePak

2.Ủy quyền xử lý email

Hãy ủy quyền xử lý email cho thư ký mà bạn tin tưởng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập chế độ thư ủy quyền trên Gmail để một ai đó có thể trả lời các email dưới danh nghĩa của bạn và sử dụng chữ ký của họ mà không thể tiếp cận đến các mật khẩu cá nhân của bạn. Khi bạn quay trở lại văn phòng sau kỳ nghỉ, bạn có thể xem lại toàn bộ các thông điệp đã được gửi đi này và thêm một số góp ý để thúc đẩy tiến trình công việc.

- Liam Martin , đồng sáng lập, Staff.com

3. Thiết lập các thông điệp bạn-đang-đi-nghỉ

Nếu bạn đang cố gắng để giảm việc phụ thuộc vào công nghệ số, hãy để mọi người biết điều đó. Họ sẽ hiểu cho bạn. Hãy bảo vệ bản thân khỏi việc phải nhận những email từ một hay một số người và việc có thể làm hỏng một số mối quan hệ tiềm năng trước khi nó diễn ra.

- Brooke Bergman , đồng sáng lập và Phó chủ tịch, Allied Business Network Inc.

4. Kiểm tra hộp thư mỗi sáng

Hãy kiểm tra email một lần mỗi ngày vào buổi sáng trong khi người khác vẫn còn đang ngủ hay khi bạn có một chút thời gian riêng tư. Tùy thuộc vào kỳ nghỉ của bạn, nếu bạn làm điều này đều đặn, bạn sẽ cảm thấy tốt hơn khi xa rời sự hối hả và nhộn nhịp của công việc hàng ngày. Bạn cũng sẽ luôn cập nhật được những vấn đề nóng hổi hay trường hợp khẩn cấp nào của công việc ngay khi bạn đang đi nghỉ.

- Jason Grill , nhà sáng lập JGrill Media | đồng sáng lập Sock 101

5. Giữ cho các email của bạn thật ngắn gọn

Chỉ dành không quá một giờ mỗi ngày để trả lời các email của bạn. Trong thời gian này, bạn có thể xử lý tất cả các email khẩn nếu bạn soạn thảo các email ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Kỳ nghỉ của bạn không phải thời gian để bạn giải thích dài dòng. Nếu cần thiết, bạn có thể nói với người gửi rằng bạn sẽ trở lại vấn đề này ngay sau khi kết thúc kỳ nghỉ.

- Alexandra Levit , chủ tịch và nhà sáng lập, Inspiration at Work

6. Dành 30 phút tập trung cho các eamail

Đầu tiên là bạn cần thiết lập chế độ trả lời tự động, điều này giúp bạn tránh sự thất vọng của người gửi thư đến. Sau đó, xác định rõ là dành không hơn 30 phút mỗi ngày để kiểm tra email. Bạn sẽ không thể “để tâm” đến các email như thường lệ được, vì vậy đừng cố làm. Nhưng với 30 phút mỗi ngày, hãy dành cho chúng sự quan tâm cao nhất trong khoảng thời gian đó. Xử lý các email và lưu vào đúng thư mục, bạn có thể xử lý tiếp chúng sau kỳ nghỉ.

- Ashish Rangnekar , CEO và đồng sáng lập, BenchPrep

7. Thiết lập “tín hiệu bat” (bat signal)

Trước khi thực hiện kỳ nghỉ, hãy quy ước với nhóm của bạn về một “tín hiệu bat”, đó là một tin nhắn văn bản. Nếu bạn nhận được tin nhắn này, bạn biết là mình cần đọc ngay email bởi vì có vấn đề cần ý kiến của bạn ngay lập tức. Thường thì bạn sẽ không chỉ nhận được một “tín hiệu bat”, nhưng bạn sẽ thoải mái hơn trong kỳ nghỉ khi biết rằng bạn vẫn có thể kịp thời trả lời những email quan trọng để duy trì lòng tin với nhóm của bạn, với khách hàng và  với bản thân bạn.

- Kim Kaupe , đồng sáng lập, ZinePak

 8. Lường trước những nút thắt cổ chai                                                  

Khi trả lời các email, hãy tránh đặt ra các câu hỏi không có mục tiêu rõ ràng. Ví dụ, thay vì hỏi "Liệu Brian đã có đầy đủ văn bản để đi đến bước tiếp theo chưa?" hãy hỏi "Brian, bạn đã có đầy đủ văn bản để đi đến bước tiếp theo chưa? Nếu không, hãy lấy nó từ John. Nếu anh ấy có, xin vui lòng yêu cầu anh ấy phải nộp trước 5 giờ chiều ngày mai." Bằng cách đó, bạn không tạo ra các nút thắt cổ chai và nhóm của bạn không phải chờ đợi.

- Phil Dumontet , CEO, DASHED

9. Xem xét thời gian biểu và khả năng tiếp cận

Hãy đưa thông tin liên hệ thay thế trong kỳ nghỉ trong thư trả lời tự động của bạn. Lý tưởng nhất, các liên hệ này sẽ được trợ lý hoặc một người nào đó có đủ khả năng thể trả lời các câu hỏi một cách kịp thời, bởi vì có khả năng bạn sẽ chậm trễ trong việc trả lời với tư cách cá nhân do sự chênh lệch múi giờ hoặc do các hoạt động khác của bạn. Bạn cũng có thể cung cấp số điện thoại thay thế hoặc email mà khách hàng có thể sử dụng để liên lạc với bạn trong trường hợp gấp.

- Gideon Kimbrell , nhà sáng lập/CEO, InList Inc

10. Chuẩn bị trước về thời gian

Khi bạn đang đi nghỉ, bạn thực sự cần được nghỉ ngơi. Điều đó có nghĩa là không trả lời email hoặc các thông tin liên lạc khác có liên quan đến công việc. Điều đó cũng có nghĩa là bạn phải có sự chuẩn bị khá dài trước đó để công ty của bạn có thể hoạt động bình thường khi không có bạn. Nếu bạn phải trả lời email vào kỳ nghỉ, bạn đã không thực sự chuẩn bị để có một kỳ nghỉ đúng nghĩa. Bạn cần phải thực hiện thay đổi thứ tự ưu tiên.

- Mark Cenicola , Chủ tịch và CEO, BannerView.com

11.Đánh dấu bất cứ thứ gì cần phải trả lời

Nếu nó trông đơn giản, đó là vì: Bạn cần đánh dấu mọi thứ bạn cần trả lời, và khi bạn bắt đầu quay lại danh sách đã đánh dấu, bắt đầu từ cái đầu tiên thôi.

- John Roa , CEO, KTA

Trên đây là 11 mẹo từ các khởi nghiệp gia thành công. Với bản thân tác giả thì bí mật quan trọng nhất là đừng gửi email. Càng ít gửi email trước và trong kỳ nghỉ, bạn càng ít được nhận lại các email phản hồi (thực sự thì nó đúng cho mọi thời điểm, không phải chỉ cho kỳ nghỉ của bạn! Cố gắng gửi đi càng ít email, bạn sẽ ngạc nhiên về kết quả nhận lại).

Và bây giờ là việc của bạn. Bạn có kiểm tra email khi đang trong kỳ nghỉ? Bạn chuẩn bị và giải quyết vấn đề đó thế nào? Mẹo nào bên trên bạn thấy hợp và không hợp với bạn nhất?

Nguồn: Cafebiz.vn

Từ khóa