Bí quyết giúp bạn xử lý email chất đầy hòm thư

Làm gì khi mỗi ngày có vài chục, thậm chí cả trăm email gửi đến cho bạn với đủ thứ nội dung, từ đơn giản tới quan trọng?

Các thao tác Xóa, Lưu trữ, Trả lời, Bỏ qua email là những gì mà chúng thường nghĩ đến khi nó về xử lý hộp thư của mình. Chúng ta làm việc đó hàng ngày, ngày qua ngày, chúng ta liếc mắt qua những email mới, lựa chọn những email được đánh dấu quan trọng, đọc và trả lời chúng, một số email sẽ đòi hỏi bạn phải trả lời tức khắc, trong khi một số khác có thể nhắm mắt bỏ qua. Sau đây là một số thủ thuật để bạn có thể thực hiện việc xử lý email một cách đơn giản và có hiệu quả hơn:

1. Chỉ đọc email 1 lần, sau đó trả lời luôn

Một trong những các tốt nhất để quản lý email chính là việc bạn xử lý ngay khi nó đến hay ngay khi bạn nhìn thấy nó. Tại sao lại nên làm vậy? Bởi vì khi bạn "chạm" vào các email, dù bạn làm gì thì bạn đều mất thời gian. Khi bạn gắn nhãn nó hoặc lưu trữ nó, lại càng mất thời gian để xử lý sau này. Sau đó, khi bạn tìm kiếm nó, chắc chắn phải mất nhiều thời gian hơn. Vậy thay vì phải mất thêm quá nhiều thời gian trong tương lai để tìm kiếm, đọc lại và giải quyết, bạn hãy làm luôn bây giờ, nó nhanh hơn rất nhiều và bạn cũng không cần nhớ đến nó làm gì nhiều.

 Bí quyết giúp bạn xử lý email chất đầy hòm thư

2. Hãy chuyển tiếp email nhiều hơn

Có thể bạn sẽ có đôi chút xấu hổ khi chuyển tiếp một email trong đó có công việc cần giải quyết cho người khác thay vì bạn tự giải quyết phải không? Nhưng đừng lo lắng làm gì, không phải lúc nào ta cũng được trả lương để giải quyết tất cả các vấn đề mà chúng ta nhận được. Nếu vấn đề bạn nhận được không thực sự thuộc đúng chuyên môn hay thẩm quyền, trách nhiệm của bạn (mặc dùng bạn vẫn có thể giải quyết chúng), hãy nhanh chóng tìm một người khác phù hợp hơn để xử lý chúng. Đưa những email kiểu đó ra khỏi hộp thư của bạn và đừng nghĩ đến chúng làm gì, nếu như không có ai trả lời, thì thực sự đó cũng không hẳn là lỗi của bạn, bạn chỉ làm đúng trách nhiệm mà thôi.

3. Biết cách tìm kiếm thông minh

Một trong số các phương pháp để quản lý hiệu quả hộp thư của bạn là việc học cách tìm kiếm thông minh. Điều này không phải chỉ là việc tìm kiếm bằng từ khóa hay chủ đề. Với Gmail chẳng hạn, bạn có thể tìm kiếm qua ngày, tháng, nhãn, qua người gửi (chẳng hạn bạn tự gửi cho chính mình thì cụm từ tìm kiếm là: to:me from:me). Khi bạn nắm bắt được những phương pháp tìm kiếm thông minh, bạn sẽ thấy việc quản lý email đơn giản hơn rất nhiều.

4. Trang hoàng màu sắc cho email

Bộ não con người phản ứng rất nhạy với màu sắc, ví dụ, khi mắt chúng ta thấy màu xanh, bộ não sẽ nhận thức đây là hoạt động, khi mắt nhìn thấy màu đỏ, nó có nghĩa thận trọng. Hiện nay, có rất nhiều tính năng cũng như ứng dụng cho phép bạn đặt các màu sắc, flag cho các email, nhưng thực sự thì cũng rất dễ quên việc sắp đặt này. Do vậy, bạn cần rèn luyện thói quen đặt các màu sắc cho các email quan trọng (hay đánh dấu không quan trọng cho các thư khác) mà bạn nhận được hàng ngày.

5. Tránh việc lập các thư mục cá nhân

Bỏ các email vào các thưc mục cá nhân có thể khiến cho bạn bị dồn thư lại một cách ngày càng trầm trọng, càng để lâu thì càng nhiều thư mà thôi, vì càng để lâu thì bạn càng không muốn quay lại đọc nó nữa. Vậy thì đừng làm thế, cách duy nhất để tổ chức tốt họp thư đến là việc bạn phân loại, đánh dấu và xử lý các thưc ngay trên hộp thư đến, bạn chỉ cẩn vào duy nhất một thư mục mà thôi. Hãy áp dụng cùng với các cách nêu trên để quán lý hộp thư và xử lý các email hiệu quả hơn.

Phạm Thế Mạnh - CapheBiz ( Theo Infonet/Inc )

Từ khóa